Planificación de Eventos

Esta página busca proveer a los organizadores de eventos de Software Libre vinculados con Floss-Pa una guía de trabajo paso a paso de cómo preparar un evento. Está basada en la experiencia que hemos tenido como comunidad organizando eventos anteriormente y está sujeta a cambios dependiendo de factores como el incremento (o disminución) de miembros activos en la comunidad, contactos, etc.

Decidir una Fecha del Evento

Normalmente, si los eventos son celebrados a nivel internacional como lo son el FLISoL y el Software Freedom Day, esta es una decisión que no corresponde a ningún miembro de las comunidades locales. Las fechas de otros eventos, como el FUDCon (2011) y el Drupal Camp (2012), son decididas por los miembros de las comunidades locales que organizan el evento. En cualquiera de los dos casos, la fecha debe ser ampliamente anunciada por todos los canales de comunicación de Floss-Pa (a saber, Lista de Correos, Facebook y el título del Canal de IRC).

Acordar un Organizador del Evento

Una vez se sepa que alguna comunidad miembro de Floss-Pa va a organizar un evento se espera que se designe un organizador que es la persona de contacto para la información, la persona que velará por que los pasos aquí descritos se lleven a cabo y la persona que distribuirá las tareas relacionadas con el evento. Para ayudar a las labore del organizador de un evento, Floss-Pa cuenta con un sitio de proyectos que permite manejar tareas, wikis internas, documentos, y demás. El organizador de un evento debería entonces crear un proyecto para ese evento, añadir a todas las personas interesadas y asignar las tareas dentro de la plataforma. Esto, por supuesto, implica que todos los interesados deben tener una cuenta en el sitio de proyectos.

Iniciar Tareas de Arte, Agenda y Locación

Según lo discutido en repetidas ocasiones en Floss-Pa, las dos tareas principales, capaces de bloquear la difusión del evento en general, son el arte del evento y la locación del evento. Nuevamente, en caso de que el evento sea de carácter internacional, normalmente existen artes ya creadas por la comunidad internacional organizadora, y se pueden (y deben) utilizar como base del arte local del evento.

Una realidad que ha afectado repetidamente la difusión de los eventos es que se hace difícil crear el arte final de un evento sin tener la locación, y se hace difícil promover la locación sin tener el arte. Para solventar esta situación se ha propuesto la idea de tener un arte preliminar y un arte final para cada evento, como está descrito a continuación. De esta manera es más fácil trabajar paralelamente en el arte y en buscar la locación, evitando retrasos en la organización del evento.

Arte Preliminar

Hacer un arte genérico anunciando un evento que se llevará a cabo. Este arte cuenta con logos, descripción del propósito y la audiencia objetivo del evento y la fecha. En particular no cuenta con la locación ni la agenda del evento porque en esta etapa de la preparación del evento no se conocen. El arte debe estar pensado de manera que sea fácil añadirle la información faltante para crear el arte final en caso de que el equipo encargado del arte no cuente con disponibilidad de tiempo una vez se hayan seleccionado la locación y la agenda del evento. Floss-Pa cuenta con un repositorio de artes en el cual se espera que se añadan todas las versiones editables de las distinas piezas de arte (logos, banners, flyers, etc).

El arte preliminar no está orientado a ser impreso, sino a ser difundido por medio de canales digitales (Twitter, Facebook, página web). El objetivo de esta difusión inicial es captar la información de contacto de las personas interesadas en el evento de manera que sea posible enviarles la información final y detallada directamente en cuanto esté disponible. Para esto, es posible utilizar los módulos de Events y Signup con los que cuenta actualmente el sitio web de Floss-Pa. Con el fin de facilitar la captación de información, se pueden utilizar artes con enlaces activos (como SVG) que los interesados puedan fácilmente utilizar para acceder al módulo de Signup.

Locación

Dependiendo de la naturaleza del evento, el público objetivo y la disponibilidad de tiempo y recursos, esta tarea puede ser complicada para el equipo organizador. Floss-Pa espera poder armar una base de datos de locaciones e información que permita facilitar esta tarea. Nótese que, adicional a escoger una locación, dependiendo de la misma hay tareas adicionales como buscar un proveedor de comida, internet, conexiones de corriente, proyectores y demás.

Agenda

La solicitud de presentaciones debe ser hecha cuanto antes, paralelo a las tareas de locación y arte preliminar, de manera que las personas interesadas en proponer charlas, talleres, dinámicas, y demás, tengan oportunidad de armar propuestas completas al respecto. El organizador del evento debe seleccionar, de las charlas propuestas, aquellas que más se ajusten a los objetivos del evento y el interés del público al que se espera llegar. Algunas directrices generales que se pueden tomar en cuenta son:

1. Preferir propuestas de miembros que nunca se han presentado en eventos anteriores en caso de que el evento sea de carácter informal
2. Preferir propuestas de miembros que tienen mayor experiencia en presentaciones anteriores cuando el público objetivo es profesional y/o de carácter técnico
3. Limitar la cantidad de tiempo por presentación y ser estricto en el cumplimiento de la misma
4. Requerir un resumen preliminar de la charla antes de seleccionar la agenda final, esto permite tomar una decisión más informada de cuáles puntos serán incluidos en la agenda

Arte Final

Una vez hayan sido decididas la agenda y la locación del evento según los puntos anteriores, toda la información debe ser añadida al arte preliminar.